07. Урок 7. Задачи (едим слона по кусочкам)

«Едим слона по кусочкам»

Здравствуйте!

На прошлом занятии мы подробно разобрали, как грамотно поставить цель с помощью методики целеполагания. Именно она помогает объединить желания, потребности и возможности и сформулировать их в конкретную, достижимую цель.

Но случается так, что даже хорошо и грамотно поставленная, качественно проработанная цель остаётся нереализованной. Одной из причин может быть то, что задуманное нами — проект, исследование или любое другое важное дело — представляется нам слишком объёмным, глобальным и сложным.

Принцип разбиения глобальных задач на части — это важный принцип в жизни. В том или ином виде он нашёл отражение во многих поговорках и пословицах: «Москва не сразу строилась», «Путь из тысячи шагов начинается с одного шага», «Давайте решать проблемы по мере их поступления», «Нельзя объять необъятное» и т. д.

Всё это, так или иначе, про одно и то же: нужно поставить чёткие рамки и разбить задачу на этапы.

В тайм-менеджменте для дел подобного рода используют метафору «слон», а чтобы сделать такое дело — «съесть слона» — надо разделить его на небольшие части. В случае с проектом или исследованием такими частями будут задачи.

Что такое задачи проекта

Задачи — последовательные шаги к достижению цели. Проводя аналогии со сферой бизнеса, можно сказать, что это milestones — вехи, контрольные точки, через которые проходит весь процесс подготовки вашего проекта: от начального замысла до создания продукта. Поэтому важно их правильно сформулировать и пройти весь путь последовательно, не добавляя ничего лишнего и не пропуская ничего важного, чтобы на каждом этапе было понятно, что конкретно нужно делать и какой промежуточный результат нужно получить.

Механика формулирования задач. «Едим слона по кусочкам»

Например, мы поставили перед собой цель подготовиться к ЕГЭ по математике.

Какие действия нам нужно будет выполнить, чтобы достичь поставленной цели?

Подготовка к ЕГЭ по математике — это важная и ответственная задача, требующая систематического подхода и чёткого плана действий. Вот примерный алгоритм шагов, которые необходимо выполнить, чтобы успешно подготовиться к экзамену за определённый срок, например за три месяца:

1. Определить цели и составить план занятий.

• Установить конкретные цели, такие как получение определённого балла на экзамене или освоение определённых тем.

• Разработать подробный график занятий, определив, сколько времени нужно уделять каждому аспекту математики (алгебра, геометрия, анализ и т. д.).

1. Собрать необходимые материалы.

• Приобрести учебники, пособия и сборники заданий, рекомендованные для подготовки к ЕГЭ.

• Найти дополнительные ресурсы онлайн, такие как видеоуроки, тесты и тренажёры.

1. Погрузиться в изучение теории.

• Ознакомиться с теоретическими аспектами каждой темы из программы ЕГЭ.

• Изучить основные формулы, правила и методы решения задач.

1. Решать практические задания.

• Регулярно выполнять задания из сборников и онлайн-тестов для закрепления материала.

• Уделять внимание как простым, так и сложным задачам, чтобы развивать навыки в решении разных уровней.

1. Образовать группу для разбора заданий.

• Найти единомышленников или друзей, которые также готовятся к ЕГЭ, и собираться для совместного изучения и разбора задач.

• Организовать обсуждение сложных тем и взаимную помощь в изучении.

1. Проработать слабые места.

• Периодически проходить пробные тестирования, чтобы выявить свои слабые стороны.

• Фокусироваться на трудных для восприятия темах и специально выделять время на их повторение.

1. Повторять пройденный материал.

• Регулярно возвращаться к ранее изученным темам, повторяя ключевые моменты и решения задач.

• Использовать мнемонические приёмы и схемы для запоминания информации.

1. Рассмотреть варианты подготовки с репетитором.

• Если возникают трудности с определёнными темами, подумать о том, чтобы обратиться к репетитору для индивидуальных занятий.

1. Участвовать в пробных экзаменах.

• Записываться на пробные ЕГЭ, чтобы получить представление о формате экзамена и научиться управлять временем.

1.  Обеспечить правильный режим подготовки.

2.  Следить за своим физическим и моральным состоянием: избегать перегрузок, отдыхать и заниматься физической активностью для поддержания энергии и концентрации.

Обратите внимание: описание наших действий в основном начинается с глаголов совершенного вида. Это значит, что каждый шаг проекта — его задача — должен иметь конкретный конечный результат.

Итак, действия расписаны, и, кажется, мы учли всё. Можно ли считать эти действия задачами? На первый взгляд, да: они конкретны, каждое действие имеет вполне реальный результат.

Однако есть одно важное НО: в этих действиях отсутствует последовательность. А так как задачи — это всё-таки последовательные шаги к достижению цели, давайте познакомимся с инструментами, которые помогут расставить эти шаги в нужной последовательности с учётом приоритетов и, что не менее важно, определить, сколько времени займёт каждый этап. При этом очень важно уделить внимание задачам, связанным с самообразованием: какой теоретический материал нужно изучить, чтобы иметь возможно качественно выполнить задачи, связанные непосредственно с созданием продукта.

Инструменты работы с задачами

По мнению бизнес-аналитиков, около 40 % проектов остаются нереализованными из-за некачественного планирования, которое заключается в том числе в неумении распланировать задачи. В грамотном управлении вашим проектом или исследованием и в отслеживании выполнения каждого их этапа могут помочь канбан-доска и диаграмма Ганта.

Канбан-метод был создан в Японии в середине прошлого века как усовершенствование существующих методов управления запасами и производством. Он активно стал использоваться в компании Toyota. В то время компания искала способы сократить время на производство одного автомобиля. В компании внедрили систему карточек, через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объёме, в котором они были нужны.

Канбан был разработан для того, чтобы помочь производственным компаниям управлять производственным процессом, но этот метод можно использовать в любом бизнесе, где есть несколько проектов или задач, которые необходимо выполнить.

Сегодня канбан — это инструмент представления рабочего процесса с помощью карточек, которые визуализируют поток задач, помогают расставить среди них приоритеты и уменьшить риск срыва сроков работы.

В самом начале XX века Генри Гант создал диаграммы, отражающие ход выполнения задач рабочими. Глядя на такую диаграмму, руководители быстро понимали, как выполняются производственные планы: с отставанием, с опережением или точно в срок. Диаграммы Ганта произвели революцию в управлении проектами и позволили реализовать такие крупные строительные задумки, как возведение плотины Гувера в Лас-Вегасе и создание сети автострад между штатами. Изначально эти диаграммы рисовались на листах бумаги, но с распространением компьютеров в 1980-х годах стали все больше усложняться и обрастать подробностями. Сегодня они по-прежнему являются одним из наиболее популярных инструментов управления проектами.(Источник)

Канбан-доска — это способ визуализировать поток задач вашего проекта или исследования и расставить их в приоритетном порядке. Для создания канбан-доски вам понадобятся стикеры, на которых вы запишете задачи проекта. Прикрепите их на лист или на доску, ранжировав от самых важных к наименее приоритетным. Разделите лист слева от задач на три колонки:

• Делаем (To Do)

• В процессе (In Progress)

• Сделано (Done)

По мере работы над проектом и решения задач перемещайте стикеры из одной колонки в другую. Может случиться так, что в процессе у вас появятся новые задачи или, напротив, какие-то задачи отпадут — такое тоже возможно. Когда все стикеры будут перемещены в последнюю колонку, цель вашего проекта будет достигнута.

Удобство канбан-доски в том, что она помогает ранжировать задачи и показать, на каком этапе находится ваш проект. Однако, как правило, проект ограничен жёсткими сроками, поэтому необходимо ясно представлять, какое время займёт у вас решение каждой задачи. И в этом может помочь другой инструмент — диаграмма Ганта.

Это ещё один визуальный конструктор графика работ, где в отличие от канбан-доски не только отражены задачи работы и очерёдность их выполнения, но и задан чёткий временно́й лимит для выполнения каждой задачи. Кроме этого, диаграмма Ганта позволяет увидеть, сколько задач в один отрезок времени мы планируем выполнить, и при этом для качественной реализации всех этапов проекта очень важно помнить, что количество одновременно решаемых задач должно быть лимитировано (по возможности не более двух).

Диаграмма состоит из двух частей: в левой части дан список задач в приоритетном порядке (эти приоритеты нам помогла расставить работа с канбан-доской), справа находится временная шкала. Сам график состоит из отрезков, которые показывают, какое время будет затрачено на решение каждой задачи. Этот график можно как начертить от руки, так и использовать для этого программу Excel.

Кроме этого, есть интернет-платформы, которые помогают создать такие диаграммы онлайн.

Важно отметить, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограниченным. Это связано не только с необходимостью рационального использования ресурсов, но и с тем, что во время выполнения проекта могут возникнуть факторы, не поддающиеся контролю. В этом контексте диаграмма позволяет организовать процессы, параллелить их выполнение и отслеживать занятость конкретных сотрудников, что особенно важно для выявления узких мест в работе. Например, если на процессе A задействован всего один специалист, это может ограничивать производительность всей команды. В то время как процесс B может выполняться достаточно быстро, в результате вся работа будет замедляться из-за незавершённости процесса A. Это требует внимательного подхода к распределению задач, чтобы избежать задержек и обеспечить эффективное выполнение проекта.

Кроме того, необходимо учитывать внешние факторы, которые могут повлиять на работу. Например, если магазины не функционируют в выходные дни, то приобретение рассады в это время становится невозможным. Аналогично, если изготовление аттестата занимает неделю, то его оригинал не может быть передан ранее установленного срока. Учёт таких аспектов критически важен для успешного выполнения проекта, иначе диаграмма не сможет выполнять свою основную функцию — оптимизацию процессов и улучшение общей эффективности работы.