06. Форматирование текста (полный урок)

На данном уроке рассматриваются два основных способа оформления документов: с использованием прямого и стилевого форматирования. Посмотрев урок, вы научитесь менять внешний вид всего документа, оформлять оглавление, а также быстро изменять форматирование отдельных частей текста, чтобы создавать красивые и структурированные документы. Вы узнаете различия между стилями форматирования, области их применения и возможные ошибки. Научитесь применять стили к абзацам и заголовкам, а также разберётесь в преимуществах использования стилей при создании и оформлении больших текстов.

Понятие о форматировании

Каждую секунду в мире происходят события, многие из которых фиксируются на разных носителях информации. Значительная часть информации фиксируется в виде печатных текстов. И речь не только о книгах, хотя постоянно издаются новые произведения и переиздаются существующие. Мы читаем новости в телеграм-каналах и новостных лентах, отправляем и получаем текстовые сообщения, пишем краткие тезисы совещаний, ведём дневники — в общем, постоянно работаем с разными текстами.

В докомпьютерную эпоху многие авторы научных и литературных трудов долгое время предпочитали рукописи, несмотря на существование в XIX–XX веках печатных машинок.

В обычной жизни люди даже с появлением компьютеров продолжали обмениваться друг с другом письмами, поздравлениями, приглашениями, написанными от руки. Сейчас в почтовом отправлении рукописный текст можно увидеть разве что на конверте, да и то не всегда.

На уроках в школе продолжают учиться писать от руки. Это развивает мелкую моторику, координацию движений.

Письмо от руки задействует различные отделы мозга и нервные окончания, что способствует развитию памяти и мыслительной деятельности в целом.

Кроме того, почерк является отражением индивидуальности человека (рис. 5). Но, как бы полезно ни было писать от руки, мы всё больше пользуемся планшетами, интерактивными досками и компьютерами.

Хочется надеяться, что машинописный текст не сможет полностью вытеснить рукописный. По крайней мере, на уроках языка и литературы. Однако на смену бумажным учебникам и художественной литературе активно приходят электронные учебники — так же, как когда-то на смену счётам пришли арифмометры, калькуляторы, а затем и компьютеры.

Развитие информационных технологий и современный ритм жизни привели к тому, что мы постоянно что-то набираем, отправляем, редактируем. Можно спорить, плохо это или хорошо, однако это уже неотъемлемая часть нашей действительности.

Конечно, к форме сообщений в соцсетях нет строгих требований, хотя желательно всё-таки писать их грамотно (рис. 8). Но вот подготовка текстовых документов включает определённые этапы и не ограничивается набором текста и автоматической проверкой правописания (рис. 9).

Сейчас сгенерировать текст за человека может искусственный интеллект. Нейросеть напишет доклад, рассказ и даже стихи на заданную тему. И таких сервисов уже достаточно много. Однако нейросеть не умеет думать, все её разработки — продукт комбинации идей, заложенных человеком. Подробнее об этом вы можете узнать, посмотрев урок «Искусственный интеллект и человек».

Поэтому очень важно уметь читать, изучать правила языка, понимать смысл прочитанного и анализировать текст, делать выводы и учиться формулировать собственные мысли. И, конечно, уметь работать с текстом в текстовом процессоре.

Ввести текст можно не только с клавиатуры, но и используя голосовой набор. Введённый с помощью микрофона текст распознаётся системой и переводится из аудиоформата в печатный текст. Конечно, качество распознавания не всегда высокое, но программы постоянно совершенствуются.

Что же нужно сделать с введённым и отредактированным текстом? Как вы думаете?

Сохранить? Несомненно. Напечатать? Можно.

Но сегодня мы поговорим о другом этапе подготовки текста — форматировании.

Форматирование текста — это изменение его внешнего вида, оформление.

На этапе форматирования содержание текста не меняется.

Здесь важно так видоизменить текстовый документ или его отдельные элементы, чтобы с документом было приятно и удобно работать: просматривать, читать, изучать, анализировать.

Наверняка вы не будете спорить, что эффектная сервировка кулинарных блюд делает их вкуснее. Приём пищи в этом случае позволяет не только утолить голод, но и получить эстетическое удовольствие.

Одними и теми же строительными и отделочными материалами можно отремонтировать квартиру по-разному: в одном случае это может быть просто обновление цветовой гаммы, а в другом можно удачно скрыть недостатки квартиры и подчеркнуть её преимущества. И восприниматься квартира будет совсем по-другому.

При появлении книгопечатания не было технологии, позволяющей набрать текст, а потом его отформатировать. Поэтому оформление текста в печатных изданиях продумывалось заранее.

Работу над первой на Руси печатной книгой «Апостол» первопечатники Пётр Мстиславец и Иван Фёдоров вели в течение года (рис. 17). Они отлили специальный шрифт, который был похож на рукописный, содержал завитки и декоративные линии (рис. 18).

Сейчас разновидность компьютерного шрифта мы называем гарнитурой.

При печати использовались краски двух цветов. Для удобства чтения умельцы придумали делать равномерные пробелы между словами, отступы с левого и правого края страницы были одинаковыми.

Сейчас такое выравнивание текста носит название «по ширине».

Первый символ был оформлен в виде буквицы. В качестве иллюстраций первопечатники включили в книгу 48 гравюр с растительным орнаментом. Напечатана книга была в 1564 году тиражом около 2 тыс. экземпляров.

Сейчас, используя инструменты текстовых процессоров, мы можем менять форматирование как всего текстового документа, так и его фрагментов сколько угодно раз, пока не получим нужный результат.

Для разных по назначению документов применяется разное форматирование. Например, оформление делового письма, детской сказки, приглашения на торжество будет отличаться.

В текстовых и видеоматериалах для детей, например мультфильмах, даже обычные титры оформлены по-особенному, красочно и ярко.

Есть учебная, профессиональная и научная литература — там совершенно другое оформление: шрифты, выравнивание текста, наличие таблиц и формул.

Есть художественная литература и своя специфика оформления текста былин, сказок, басен.

Один и тот же текст, оформленный по-разному, может по-разному восприниматься. То есть важно не только то, что написано, но и то, как это оформлено — цвет, шрифт, расположение и даже расстояние между строками и буквами.

Сегодня на уроке мы рассмотрим виды и способы форматирования. Выясним, какие параметры структурных элементов текста можно изменять и как это делать наиболее эффективно.

Те, кто хочет научиться хорошо и понятно оформлять тексты, могут дополнительно прочитать книгу Максима Ильяхова «Ясно. Понятно», в которой дано много полезных советов.

Форматирование бывает прямым и стилевым.

Прямое форматирование выполняется над произвольными фрагментами текста. Это может быть отдельный символ или группа символов, слова, строки, предложения, абзацы. Это могут быть фрагменты, расположенные последовательно или в разных местах документа, страница или весь документ.

При стилевом форматировании тот или иной стиль назначается однотипным элементам текста: заголовкам, подзаголовкам, абзацам. Это позволяет соблюдать структуру текста и ускоряет процесс форматирования.

Если при прямом форматировании пользователь может к одному заголовку применить одно оформление, к другому — другое, то при стилевом форматировании заголовки одного уровня (например, разделы главы) имеют единый стиль.

Для оформления небольших текстовых документов, таких как стихотворение, приглашение, объявление, афиша, допустимо использовать прямое форматирование. Используя прямое форматирование, можно оформлять выполненные в текстовом процессоре домашние задания.

Однако текстовые документы большого размера предпочтительнее оформлять с использованием стилевого форматирования.

Прямое форматирование

Рассмотрим подробнее особенности прямого форматирования.

В прямом форматировании можно выделить:

1. форматирование символов;

2. форматирование абзацев;

3. форматирование страницы.

При форматировании символов можно изменить такие параметры, как шрифт, его размер, начертание и цвет символов. Можно выделить цветом или рамкой фрагмент текста, а также применить различные эффекты: подчёркивание, контур и другие.

В приложении Microsoft Word основные инструменты для форматирования символов расположены на вкладке Главная в группе Шрифты.

Шрифт — это набор символов алфавита с общим стилем рисунка.

Гарнитура — это группа шрифтов разных видов и размеров, имеющих единый стиль изображения символов.

В настоящее время пользователю доступны тысячи различных шрифтов (рис. 32). Но это не значит, что в тексте нужно использовать как можно больше разных шрифтов. В этом деле как раз приветствуется умеренность: при оформлении текстового документа рекомендуется использовать шрифт не более двух разных гарнитур (рис. 33).

У каждой гарнитуры имеется своё название, например Arial, Times New Roman и другие.

Размер шрифта (кегль) — это высота символов, измеряемая от нижнего края самой низкой буквы до верхнего края самой высокой буквы.

Размер шрифта измеряется в пунктах. Один пункт — 1/72 дюйма, что составляет примерно 0,35 мм (рис. 35). В большинстве книг чаще всего используется шрифт размером 10–12 пунктов, в докладах и рефератах, как правило, применяется кегль 12–14 пунктов (рис. 36).

Отдельные слова или фразы в тексте, например заголовки или важные термины, нередко выделяют цветом или особым начертанием.

Начертание можно установить обычное, полужирное или курсив. В основной части текста принято использовать обычное начертание.

К тексту можно применить различные эффекты: установить подчёркивание, контурное начертание, все прописные буквы, сделать верхний или нижний индекс, установить дополнительный интервал между символами.

В текстовом процессоре MS Word эти параметры можно изменить на вкладках диалогового окна Шрифт, которое появляется после клика мышью по указателю в правом нижнем углу группы Шрифт на панели инструментов. Команду «Шрифт…» можно выбрать и в контекстном меню. Напомню, что контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши.

В диалоговом окне Шрифт есть демонстрационное подокно, где сразу можно увидеть результат выбора или отмены какого-либо свойства символов.

Для фразы, которую вы видите на рис. 40, мы на вкладке Шрифт изменили цвет символов и включили эффект «все прописные», а затем на вкладке Дополнительно установили разреженный интервал и кернинг (рис. 41).

Интервал между символами стал заметно больше, а кернинг можно увидеть, если увеличить кегль.

Кернинг — это небольшое наложение знакомест рядом стоящих символов либо сокращение интервала между ними за счёт их особого начертания.

Например, буква Г шире сверху, а буква Д немного шире внизу. Кернинг позволяет сократить интервал между такими символами. Если размер шрифта выбран большой, то без кернинга (особенно в разреженном варианте) визуально будет казаться, что между буквами есть дополнительный пробел.

Для форматирования символов очень удобно использовать такой инструмент, как форматная кисть (или формат по образцу).

Для этого нужно выделить фрагмент с образцом, включить форматную кисть: сделать один клик мышью, если вы планируете использовать инструмент один раз, либо включить форматную кисть двойным кликом. Тогда её можно использовать многократно до отключения.

После этого можно менять нужные фрагменты текста, водя по ним мышью, как художник кистью.

Отключить действие инструмента можно повторным кликом по кнопке на панели инструментов либо клавишей Esc.

Кроме уже названных способов, для форматирования символов выделенного текстового фрагмента или слова, на которое указывает текстовый курсор, можно использовать горячие клавиши.

Горячие клавиши — это сочетания клавиш, одновременное нажатие которых позволит изменить тот или иной параметр символов.

Таких сочетаний клавиш довольно много, весь список вы легко можете найти на просторах интернета. Приведём лишь наиболее популярные:

CTRL + B — полужирное начертание;

CTRL + I — курсив;

CTRL + U — применение подчёркивания;

CTRL + [ (открывающая квадратная скобка) — уменьшение кегля на 1 пункт;

CTRL + ] (закрывающая квадратная скобка) — увеличение кегля на 1 пункт;

CTRL + SHIFT + A — изменение всех букв на прописные.

Для форматирования слова достаточно перед изменением свойств символов поставить курсор в любом месте слова. Для форматирования отдельного символа или символов какой-то части документа фрагмент текста надо выделить.

Форматирование абзацев

Абзац — отрезок текста между двумя красными строками.

Как правило, в литературе и в русском языке в виде абзаца оформляется какая-то законченная мысль в виде одного или нескольких предложений.

В текстовом процессоре абзац может не нести никакой смысловой нагрузки, он может состоять из произвольной последовательности символов и даже не содержать никаких символов (так называемый пустой абзац).

Основной признак абзаца — специальный непечатаемый символ в конце, который появляется после нажатия клавиши Enter.

Режим отображения непечатаемых символов можно включить на панели инструментов вкладки Главная в группе Абзац.

Как вы думаете, сколько абзацев в этом тексте?

Правильно, 9, по количеству символов конца абзаца.

А сейчас?

Всего 3: 1-е четверостишие, пустой абзац и 2-е четверостишие. Непечатаемый символ в конце 1-й строки означает конец строки. Его удобно вставлять при наборе текста для дальнейшего форматирования стихов, текстов песен, других документов. Перейти на новую строку в пределах абзаца можно, нажав комбинацию клавиш Shift + Enter.

Форматировать абзацы можно непосредственно при вводе текста или после того, как набор и редактирование текста закончены.

При форматировании абзаца, в котором находится текстовый курсор, текст можно не выделять.

Для одновременного форматирования нескольких абзацев их следует выделить.

В приложении Microsoft Word форматирование абзацев можно выполнять с помощью контекстного меню и используя инструменты группы Абзац на вкладках Главная и Макет.

Кликнув мышью по указателю в правом нижнем углу указанной группы, вы откроете диалоговое окно Абзац, с помощью которого тоже можно выполнять различные настройки.

Какие параметры абзаца можно изменить при форматировании текста, не считая свойств символов, которые мы уже обсудили?

К параметрам абзаца относятся:

• способ выравнивания строк;

• границы абзаца (отступы слева и справа);

• отступ в первой строке (красная строка);

• межстрочный интервал;

• интервал перед абзацем и после него.

Выравнивание абзаца — это расположение абзаца относительно боковых границ страницы.

Рассмотрим текст абзаца, выровненный:

1. по левому краю;

2. по правому краю;

3. по центру;

4. по ширине.

В диалоговом окне Абзац, а также с помощью линейки в приложении MS Word можно установить границы абзаца и отступ в первой строке (её по аналогии с печатным текстом нередко называют красной строкой).

На линейке на отступы указывают небольшие треугольники: сверху — отступ первой строки, снизу — отступы слева и справа.

Не следует путать границы абзаца с полями страницы, которые на линейке имеют серый или голубоватый оттенок.

В диалоговом окне Абзац границы устанавливаются в сантиметрах относительно границ страницы, а отступ в первой строке — относительно левой границы абзаца. Первая строка, если необходимо, может начинаться и с выступа.

Возможно, вы слышали такой термин — интерлиньяж. Это довольно непривычное слово означает расстояние между строками текста, которое мы чаще называем межстрочным (или междустрочным) интервалом.

Интерлиньяж (межстрочный интервал) — расстояние между строками текста.

Межстрочный интервал определяет расстояние между линиями строк в рамках абзаца. Текстовый фрагмент, показанный на рисунке 63, имеет полуторный межстрочный интервал.

Дополнительный интервал перед абзацем и после абзаца, указанный в пунктах, позволяет зрительно отделить абзацы друг от друга. Это частично структурирует текст и может облегчить его восприятие.

Если при форматировании абзацев вы решите использовать горячие клавиши, обратите внимание на несколько наиболее часто используемых сочетаний:

CTRL + L — выравнивание абзаца по левому краю;

CTRL + R — выравнивание абзаца по правому краю;

CTRL + J — выравнивание абзаца по ширине;

CTRL + E — выравнивание абзаца по центру;

CTRL + M — увеличение отступа слева;

CTRL + 1 — установка одинарного межстрочного интервала;

CTRL + 2 — установка двойного межстрочного интервала;

CTRL + 5 — установка полуторного межстрочного интервала.

Поговорим о форматировании, отдельные параметры которого довольно часто устанавливают перед набором текста. Речь идёт о форматировании страницы.

В текстовом процессоре MS Word свойства страницы можно установить в группе Параметры страницы на вкладке Макет. Здесь же с помощью уже знакомого вам указателя можно открыть одноимённое диалоговое окно.

Надо отметить, что параметры страницы имеют особое значение при печати документа.

Какие настройки вы можете изменить?

1. Установить размер полей: верхнего, нижнего, левого, правого.

1. Выбрать ориентацию страницы — книжную или альбомную.

1. Указать размер и источник бумаги.

1. Выполнить нумерацию строк.

1. Нарисовать границы и выполнить заливку цветом структурных элементов страницы: выделенных фрагментов текста, абзацев.

1. Разбить текст на колонки и при необходимости добавить принудительный переход в новую колонку.

1. Вставить разрыв страницы (это можно сделать и комбинацией клавиш Ctrl + Enter).

1. Фон всех страниц можно изменить на вкладке Конструктор.

На панели инструментов вкладки Вставка есть инструменты для добавления в верхнее или нижнее поле страницы колонтитулов. Здесь можно вставить номера страниц, выбрать их положение и формат.

Стилевое форматирование

Прежде чем мы подробно поговорим о стилевом форматировании, выясним, что понимается под стилем в текстовых процессорах.

Стиль — это имеющий уникальное имя набор элементов форматирования, которые можно применить к тексту.

Стилевое форматирование — применение стиля к однотипным элементам текста.

При стилевом форматировании тот или иной стиль назначается однотипным элементам текста: заголовкам, абзацам, цитатам или примерам. Это вносит определённый порядок в структуру текстового документа и ускоряет процесс форматирования.

Если в оформление каких-то структурных элементов текстового документа нужно внести изменения, то не нужно шаг за шагом изменять параметры различных фрагментов текста, как это происходит при прямом форматировании. Достаточно внести правки в используемый стиль, после чего в оформлении всех однотипных фрагментов (например, заголовков) автоматически произойдут изменения.

Рассмотрим приёмы стилевого форматирования на примере оформления документа об особенностях проверки домашних заданий в Домашней школе «ИнтернетУрок».

Имеем набранный текст. В группе Стили на вкладке Главная раскроем перечень стилей.

По умолчанию в MS Word установлен стиль Обычный. С помощью кнопки Управление стилями (внизу экрана справа) попробуем изменить параметры этого стиля.

На вкладке Изменение появившегося диалогового окна кликнем мышью по кнопке «Изменить…».

Установим новые параметры:

• гарнитура — Times New Roman;

• кегль 12 пунктов;

• выравнивание текста — по ширине;

• межстрочный интервал — одинарный;

• интервал после абзаца сократим до нуля.

Нажав ОК, увидим, что внешний вид текста изменился.

Теперь применим к заголовку текста стиль Заголовок 1, а к названиям разделов — стиль Заголовок 2.

Как вы теперь знаете, в параметры данных стилей при необходимости можно внести изменения.

Для применения стиля к одному заголовку достаточно поставить курсор в любое место заголовка.

Если вы хотите применить стиль сразу к нескольким элементам (например, названиям разделов), их необходимо выделить.

Свой стиль можно создавать с нуля, выбрав соответствующую команду в группе Стили.

А можно сначала создать стиль по образцу.

Для нашего текста мы создадим стиль Нарушения и назначим этот стиль тексту, в котором описываются группы нарушений, допускаемых учениками при выполнении домашних заданий.

Сначала подготовим образец: выделим 13-й пункт документа, выполним прямое форматирование символов (например, установим тень), а затем уже выполним команду Создать стиль.

Укажем имя нового стиля — Нарушения, нажмём ОК.

После этого в списке стилей можем увидеть имя созданного стиля, который установим для всех необходимых фрагментов текста.

Отметим ещё одну важную причину использования стилевого форматирования.

Благодаря применению стилей к разным структурным элементам текста, можно автоматически формировать оглавление.

Для этого добавим номера страниц: Вставка — Номер страницы — Внизу страницы.

Установим курсор в начало текста.

На вкладке Ссылки кликнем по инструменту Оглавление, выберем Автособираемое оглавление.

Оглавление сформировано.

Если в текст будут вноситься изменения или добавления, то оглавление нужно будет обновить.

Современные текстовые процессоры позволяют создавать типовые текстовые документы на основе готовых шаблонов, которые уже содержат необходимое оформление.

К таким текстовым процессорам относятся:

1. Microsoft Word;

2. Microsoft Office 365;

3. OpenOffice Writer;

4. LibreOffice Writer;

5. Google Документы;

6. Яндекс Документы.

После выбора команды Файл — Создать можно выбрать внутренний шаблон текстового процессора либо выполнить поиск подходящего шаблона в Сети.

На основе шаблона можно создать деловое письмо или заполнить резюме. Для этого нужно в соответствующие поля просто ввести нужную информацию. Документ будет уже отформатирован.

Мы выяснили особенности и способы разных видов форматирования. Теперь вы без труда сможете оформить текстовый документ любой структуры, объёма и сложности.

Однако верно ли использовать самые разные элементы форматирования, чтобы привлечь внимание читателя? Здесь всё хорошо в меру. Постараемся выяснить, какие приёмы целесообразно использовать при форматировании текста и чем отличается хорошо отформатированный текст от текста, форматирование которого оставляет желать лучшего.

Один из способов акцентирования (выделения) содержательных фрагментов — выделение символов.

К грамотным способам выделения относится использование полужирного начертания для заголовков и курсивного начертания отдельных слов или фраз в основной части текста. Полужирный шрифт привлекает внимание, а курсив не сильно выделяется в тексте, но позволяет сделать на текстовом фрагменте небольшой акцент. Курсив нередко используют для выделения какого-либо важного термина и при оформлении цитат.

Примером плохого форматирования основного текста является его выделение подчёркиванием, каким-либо цветом, а также использование разреженного шрифта.

Хотя цветные символы и разреженный шрифт вполне уместны в рамках художественного оформления заголовков объявлений и афиш.

Недопустимым является использование курсивного и полужирного шрифта во всём тексте.

Структурирование текста увеличивает шансы на то, что читателю текст не будет казаться очень объёмным и скучным.

Абзацы, содержащие более десятка строк, утяжеляют текст.

Существуют различные приёмы визуализации текста, облегчающие его восприятие: включение в текст иллюстраций, схем, таблиц, списков. Однако это тема уже другого урока.

Навыки создания, редактирования и оформления текстов — неотъемлемая часть компьютерной грамотности, обладать которой должен любой современный человек.

Сегодня мы подробно поговорили о таком важном этапе подготовки текстового документа, как форматирование.

Полезные ссылки

1. Список рекомендованных учебников

2. РОССИЙСКАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ШКОЛА.\nИнформатика. 7 класс. Урок 12. Форматирование текста

3. РОССИЙСКАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ШКОЛА.\nИнформатика. 7 класс. Урок 13. Форматирование текста

Проверьте себя

1. Что такое форматирование текста?

2. В чем разница между прямым и стилевым форматированием?

3. Какие преимущества даёт использование стилевого форматирования?

4. Опишите, как создать и применить стиль в текстовом редакторе Microsoft Word.

5. Можно ли применять несколько стилей одновременно к одному фрагменту текста? Приведите пример.

Список использованных источников:

Изображения используются согласно лицензии Shutterstock / FOTODOM